En entreprise la gestion du temps se situe au centre du bon fonctionnement quotidien de l’activité. Il s’agit en effet du reflet de l’entreprise et de sa capacité à gérer toutes ses missions, notamment en matière de ressources humaines. Aujourd’hui, la gestion du temps est considérée comme une tâche stratégique à forte plus-value qui peut permettre d’optimiser les processus et de maîtriser les coûts. Pourtant, il est indispensable de pouvoir équilibrer la gestion du temps avec les contraintes de l’entreprise. Comment procéder ? Nous vous éclairons dans cet article.
Pourquoi est-il nécessaire de mieux gérer le temps de travail en entreprise ?
Chaque salarié a un temps de travail compté au quotidien. Pour l’entreprise qui l’embauche cela signifie qu’il faut analyser chaque jour, heure et minute pour gérer au mieux le travail accompli. Pour éviter de perdre le contrôle et réduire la productivité de l’entreprise l’employeur doit donc maîtriser à la perfection la gestion du temps de travail pour chaque collaborateur. L’entreprise qui ne tiendrait pas compte de ces exigences serait rapidement rattrapée par les contraintes diverses qui se dressent devant elle, notamment en matière de gestion de projet. L’agenda se remplirait alors à une grande vitesse, avec de multiples rappels à l’ordre. Au quotidien, les entreprises courent après le temps et chaque minute compte. En sachant maîtriser son temps et celui de ses collaborateurs on gagne en efficacité et en productivité. En cela, le travail est structuré et chacun possède une vision claire des missions et échéances à respecter jour après jour. Une telle organisation permet au salarié de réaliser son travail dans les meilleures conditions, en fonction des différentes contraintes à respecter. De même, en gérant le temps de chacun l’entreprise dégage du temps libre pouvant être utilisé à bon escient, notamment pour mettre en place des formations et faire monter les salariés en compétences.La gestion du temps, un sujet stratégique au cœur de l’entreprise
Auparavant considérée comme un sujet purement RH, la gestion du temps est devenue peu à peu un versant incontournable dans la stratégie de toute entreprise. Dès le début des années 2000 les entreprises ont commencé à prendre en compte la gestion du temps et à en faire un élément crucial dans la mise en place de toute stratégie. Aujourd’hui, gérer les temps n’est plus seulement un sujet propre aux ressources humaines et n’a pas comme unique finalité la paie des collaborateurs.
Au gré des évolutions nombreuses qu’ont connu les entreprises, la gestion du temps de travail est désormais perçue comme un enjeu clé permettant d’optimiser le processus stratégique en entreprise et de maîtriser les coûts RH. L’activité est confiée aux professionnels des ressources humaines ainsi qu’à d’autres acteurs majeurs comme les collaborateurs et les managers en entreprise. Ces derniers utilisent des outils spécifiques leur permettant de gérer les plannings des équipes. Ils sont informés en temps réel dès qu’une anomalie apparaît, ce qui leur permet de réagir automatiquement.
Gérer le temps de travail des salariés signifie savoir planifier le quotidien, anticiper et collaborer avec tous les acteurs en présence. Ce sujet est multi-facettes et multi-acteurs, en plus de réunir de nombreux besoins et fonctions.
Les contraintes de l’entreprise face à la gestion du temps
Savoir gérer au mieux le temps de chaque acteur dans l’entreprise nécessite de tenir compte de contraintes de différentes natures :
- les contraintes organisationnelles : il s’agit plus particulièrement des contraintes qui concernent tant les collaborateurs que l’entreprise elle-même et ses partenaires. C’est notamment le cas des horaires d’ouverture de l’entreprise, du développement massif du télétravail ou encore de l’aménagement de certains horaires,
- les contraintes réglementaires et juridiques : on parle ici des contraintes directement liées au droit. Comme par exemple les départs en congés ou la limitation de la durée de travail qui impose de créer des agendas en fonction du temps légal de travail de chaque salarié. Ou encore des horaires supplémentaires et des repos légaux à prévoir dans le calendrier selon les besoins des collaborateurs et l’avancée du projet,
- les contraintes financières : il s’agit ici de tenir compte des contraintes liées au budget de l’entreprise, notamment pour la concrétisation d’un nouveau projet. Plusieurs éléments devront alors être pris en considération pour créer un agenda de travail performant : le coût des contrats d’intérim et des CDD ou encore le coût des heures supplémentaires. Chaque euro doit être pris en considération puisqu’il pourra peser dans la balance et orienter les choix pris pour la réalisation du projet.
Gestion du temps et contraintes de gestion des ressources en entreprise
Gérer le temps des collaborateurs ne relève pas uniquement du ressort des ressources humaines. Les besoins en matière de gestion du temps de travail sont étroitement liés à différents éléments, notamment le besoin en ressources au sein de l’entreprise. Une entreprise qui met en place un nouveau projet aura ainsi un besoin important en matière de planification. Elle souhaitera amorcer une réelle stratégie de gestion des temps afin de suivre en temps réel le temps passé sur chaque tâche. L’objectif est de mobiliser les bonnes ressources aux endroits les plus propices à une productivité élevée. Cela permet ainsi de vérifier pas à pas l’avancement du projet et d’anticiper les différents besoins en maîtrisant les dépenses liées au budget alloué. On voit donc bien ici que la gestion du temps en entreprise est intrinsèquement reliée aux contraintes de chaque nouveau projet et à l’activité des salariés. Il faudra en effet trouver du temps dans l’agenda des collaborateurs pour leur permettre au mieux de pouvoir gérer les pans opérationnels du nouveau projet.
Automatiser la gestion du temps pour faire face aux contraintes de l’entreprise
Nombreuses sont les entreprises à s’être demandées comment faire pour faire face intelligemment aux contraintes du quotidien. Auparavant faite sur papier, la gestion des temps et des activités s’est informatisée avec le temps. Cette innovation technologique et informatique a permis de transformer le processus de gestion du temps en entreprise. Considérée comme une opération chronophage, cette étape de gestion est désormais automatisée dans de nombreuses structures. L’objectif est multiple :
- rendre plus efficace l’organisation des temps de travail des salariés
- planifier les tâches des collaborateurs et gérer leurs présences et absences au quotidien
- éviter toute surcharge de travail, notamment d’un point de vue légal (respect des 35h notamment)
- permettre aux salariés de pouvoir adapter leur agenda par rapport aux missions qui leur sont dévolues
- piloter les équipes au plus près de leurs besoins, leur accorder une autonomie satisfaisante, rendre le travail plus flexible sans perdre en productivité.
Cette automatisation est d’autant plus importante aujourd’hui que la gestion des temps et des activités s’est adaptée aux nouvelles organisations en entreprise. Les salariés sont davantage placés en télétravail ou flex-office. Ils gèrent ainsi bien plus qu’avant leur propre agenda.
Comment bien choisir son outil de gestion du temps ?
Pour gérer le temps de travail de manière optimisée il est fortement recommandé de se doter d’outils de qualité. Une application de gestion du temps doit posséder une interface ergonomique et agréable d’utilisation afin de permettre à chacun de pouvoir l’utiliser facilement au quotidien. Un outil possédant un tableau de bord avec une vue centralisée est par exemple une excellente solution pour garder un œil sur l’évolution du temps de travail de chaque collaborateur. Cela permet également de gérer la réalisation des projets au fur et à mesure tout en tenant compte de l’évolution du temps et des contraintes quotidiennes.
En outre, l’outil de gestion doit pouvoir être accessible facilement en interne comme en externe. Rendre accessible cet outil en déplacement ou à domicile en télétravail permet à chacun de pouvoir gérer son temps au mieux. Se connecter à l’outil grâce à des identifiants personnels permet ainsi de pouvoir organiser son temps de travail en fonction de ses propres contraintes.
Enfin, un outil de gestion du temps de travail performant doit permettre d’avoir un visuel permanent sur l’agenda de chaque équipe de travail. Le chef de projet possède ainsi une vue actualisée et complète sur le calendrier de l’équipe et suit pas à pas les progrès réalisés. Il garde un œil avisé sur l’avancement du travail et peut donner des accès privilégiés à certains membres de l’équipe en fonction des missions qu’il souhaite leur confier.
