La gestion des congés des collaborateurs revêt une importance cruciale pour l’entreprise, surtout en prévision des grandes vacances scolaires. Le maître-mot est alors l’anticipation, placée au service d’une gestion efficace des congés. Cela permet d’organiser au mieux l’activité de l’entreprise pendant cette période cruciale tout en évitant de perdre en productivité. Cet article vous éclaire sur le mode de gestion efficace des plannings de congés de vos employés pendant les vacances

Anticiper les vacances d’été dès le mois de janvier

Pour gérer efficacement les plannings de congés il n’y a pas de secret, il faut s’y prendre le plus tôt possible. L’action est donc à mener dès le mois de janvier, en prévision des grandes vacances d’été. En effet il n’est pas rare d’être confronté au désir des employés de partir tous en même temps pendant juillet et août. Anticiper les départs dans l’équipe vous aidera à ne pas vous retrouver en difficulté le moment venu.
Faites donc un point sur le solde des congés de vos salariés en janvier. Privilégiez ceux qui ont beaucoup de jours à solder en les incitant à les poser le plus rapidement possible dans l’année. Vous pourrez ainsi mieux organiser le calendrier général de travail.

Ensuite, faites preuve de fermeté concernant la gestion des congés, selon la mission du service et les contraintes de travail en cours d’année. Priorité est souvent donnée aux salariés avec enfants scolarisés pour la prise de congés pendant les vacances scolaires. Les règles édictées doivent être équitables et proportionnées.

Enfin, le creux de l’activité ne signifie pas pour autant qu’il faut se relâcher. Déléguez au maximum les affaires simples à traiter pendant votre absence et organisez une transmission d’informations et d’agendas entre les employés.

Dématérialiser la gestion des plannings de congés

Aujourd’hui, avec l’avancée de la technologie, les entreprises sont de plus en plus tournées vers la dématérialisation des actes courants. C’est le cas en matière de logiciels dans le service des ressources humaines, ce qui a permis de simplifier la mise en place des plannings de congés pour les salariés. De cette manière, chaque employé peut gérer ses jours de congés comme il le souhaite, en autonomie. Le tout en concertation avec son supérieur. Il peut également avoir accès à un planning global pour être informé des différentes périodes de congés des autres salariés.

Grâce à une dématérialisation de la gestion des congés, l’information est transmise en temps réel et l’agenda mis à jour en conséquence. Le tout au service d’une totale transparence. Un collaborateur peut par exemple savoir si une personne est absente du bureau ou si elle est en formation. Ainsi délesté de ces différentes actions, vous pouvez vous concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée. Et si vous en avez besoin n’hésitez pas à organiser des rendez-vous en parallèle avec vos collaborateurs afin d’aplanir les interrogations sur les prises de congés pendant les vacances scolaires.

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