1 – Ne pas prioriser les tâches et confondre importance et urgence
Vous avez l’impression de devoir gérer une liste de tâches toujours plus importante et urgente au fil des jours ? Si vous ne priorisez pas les tâches, vous risquez de vous sentir rapidement débordé. En matière de gestion du temps en entreprise le risque le plus courant est de ne pas prioriser les tâches à réaliser. Au quotidien il est nécessaire de faire les bons choix en matière d’activités, en choisissant en priorité celles qui seront à forte valeur ajoutée.
Les personnes qui ne savent pas distinguer ce qui est important de ce qui est urgent se retrouvent bien souvent à jongler entre plusieurs projets sans en terminer aucun. Or, le fait de s’investir en même temps dans plusieurs projets augmente le risque d’erreur et de frustration puisqu’il est impossible de s’impliquer réellement dans deux tâches en même temps. Cela entraîne alors une surcharge de travail et un désengagement sur le plus long terme.
2 – Travailler plus au lieu de travailler mieux
Lorsqu’il est question de gestion de son temps de travail une erreur commune est de penser que travailler davantage permettra de rattraper les tâches en suspens. En réalité, cela est une erreur puisque le cerveau travaille en termes de tâches réalisées. Le temps supplémentaire que vous vous laisserez sera généralement occupé à traiter des tâches de moindre importance en un temps plus important. En somme vous perdrez du temps au lieu de travailler mieux.
Pour mettre toutes les chances de votre côté et trouver le juste compromis entre temps et productivité, vous pouvez adopter le principe de Pareto, également appelé principe du 20/80. Selon ce principe, consacrer 20 % de votre temps dans une tâche vous permettra d’obtenir 80 % de résultats. Il en va également dans certaines autres circonstances du quotidien au travail, comme le fait que 20 % de vos clients peuvent vous poser 80 % de difficultés à gérer. Les 20 % de tâches qui vous rapportent 80 % de valeur sont celles qui doivent être traitées en priorité. Il est donc nécessaire de trouver le temps pour répondre à ces enjeux.
3 – Prévoir trop de tâches dans son agenda
Pour bien gérer votre temps au sein de l’entreprise il est nécessaire de prévoir des tâches réalisables et des délais que vous pouvez respecter. En effet, lorsque l’on se sent surchargé, le risque est de prévoir trop de choses à faire dans son agenda, avec des délais inatteignables. Or, les tâches doivent être SMART, ce qui signifie :- spécifiques,
- mesurables,
- atteignables,
- réalistes,
- définies en termes de temporalité.
4 – Oublier de planifier son emploi du temps et ne pas inclure d’imprévus
Lorsque l’on souhaite gérer au mieux son temps dans l’entreprise une grosse erreur à ne pas faire est de laisser de côté la planification de son emploi du temps. Lorsque vous négligez l’organisation de vos journées de travail vous prenez le risque de devoir gérer plus d’imprévus qu’à l’accoutumée. Vous êtes bien plus fragilisés face aux circonstances extérieures, ce qui peut alors ralentir votre travail et donc votre productivité.
Parfois, le fait de négliger cette étape de planification peut vous amener à réaliser les tâches que l’on vous demande de faire plutôt que celles que vous devez accomplir en priorité. Vous oubliez alors ce qui est essentiel et perdez un temps précieux qu’il sera souvent difficile de rattraper ensuite. En veillant à une bonne planification de vos tâches vous anticipez également les différents imprévus qui peuvent arriver et vous réfléchissez en priorité au travail qui vous importe et qui est urgent avant de réaliser le travail des autres.
Attention tout de même à ne pas tomber dans l’extrême inverse qui consiste alors à tout planifier puisqu’il est impossible de tout contrôler à 100 %. Votre emploi du temps doit également inclure des temps spécifiques pour gérer les imprévus qui arrivent bien souvent. Les personnes qui ont un emploi du temps rigide peuvent éprouver de la frustration lorsqu’ils ne parviennent pas à respecter scrupuleusement les tâches fixées. Planifier votre temps consiste à optimiser cette ressource qui est la plus précieuse de toutes celles que vous possédez.
5 – Procrastiner et tout remettre au lendemain
L’erreur sans doute la plus commune de toutes est la procrastination. C’est bien souvent elle qui constitue un frein sérieux dans l’exécution du planning. Or, cette réalité est quotidienne pour de très nombreuses personnes qui peinent à respecter l’emploi du temps qu’elles s’étaient pourtant fixées avec enthousiasme.
Les raisons de cette situation sont multiples en pratique. Il peut s’agir d’un manque de concentration, notamment dû à des appels intempestifs, à la nécessité de répondre aux mails ou encore toute sorte de distraction. Lorsque les salariés sont en télétravail la situation peut être encore plus problématique puisque l’environnement de travail est généralement l’environnement de vie du collaborateur. Les distractions peuvent donc être plus importantes que d’habitude.
Ainsi, pour gérer au mieux son temps de travail en entreprise il est indispensable de lutter au maximum contre tout signe de procrastination. Cela consiste notamment à retirer toute source de distraction et se concentrer réellement sur une tâche fixe pendant un laps de temps déterminé. En effet, le cerveau ne peut pas se concentrer sur une chose à faire plus de 90 minutes, sous peine de se fatiguer excessivement.
De la même manière évitez de remettre au lendemain des tâches qui pourraient pourtant se régler aisément aujourd’hui. En réalisant directement la tâche importante à accomplir vous gagnez en satisfaction et repartez avec un bon état d’esprit pour une nouvelle séance de travail.
6 – Ne jamais prendre de pause
Lorsqu’on souhaite accomplir toutes les missions que l’on s’est fixé le plus rapidement possible il arrive bien souvent que l’on ne prenne pas de pause. Or, le cerveau humain ne peut pas travailler non-stop pendant des heures. Cela est d’autant plus vrai si vous décidez de sauter le repas du midi pour continuer à travailler davantage.
Aucun être humain ne peut rester concentré pendant de longues heures sans pause. Le cerveau est un muscle qui a grand besoin de repos et de reprendre des forces. C’est un peu la même chose si vous décidez de courir un marathon pendant des heures sans vous arrêter. A un moment donné votre corps aura besoin de prendre un peu de repos et de se régénérer. Il en va exactement de même avec votre cerveau.
Les pauses ne sont pas une perte de temps à condition de ne pas en abuser. Lorsqu’elles sont prises à intervalles régulières elles vous permettent de vous ressourcer et de repartir plus facilement dans une concentration efficace et productive. Si vous n’avez pas l’habitude de prendre de pauses vous pouvez par exemple planifier des temps spécifiques dans votre emploi du temps. Ce sera également le moment de discuter avec vos collègues, de faire une petite marche et/ou de boire un café. Il est conseillé de prendre une pause de 10 minutes toutes les 2 heures environ.
7 – Oublier de faire une to-do list
Toute vie en entreprise nécessite généralement de faire une to-do list. Cet outil est crucial pour une gestion du temps efficace au quotidien. Si vous n’en faites pas vous pourriez avoir le sentiment d’avoir oublié de faire une tâche voire plusieurs. Cela est d’autant plus problématique s’il s’agit d’une tâche importante ou urgente à réaliser en principe dans les plus brefs délais.
Pour être efficace et facilement utilisable, la to-do list doit être réalisable. Autrement dit contenir des tâches quotidiennes que vous pouvez vraiment réaliser en un temps donné. Dans le cas contraire vous vous sentirez rapidement stressé, frustré et submergé par le travail que vous n’avez pas réussi à accomplir.