Aujourd’hui, les conditions de travail ne sont plus les mêmes qu’il y a quelques années. Les salariés travaillent davantage à distance et la gestion dans les entreprises a grandement évolué. La question se pose donc forcément de savoir si l’entreprise dispose des outils suffisants pour assurer à tous une bonne productivité dans n’importe quelles conditions de travail. Microsoft Office 365 offre une réponse concrète à ce questionnement avec une suite bureautique adaptée à tous les besoins. Les collaborateurs peuvent ainsi continuer à travailler efficacement tout en communiquant au quotidien. Pourquoi investir dans Office 365 pour votre entreprise ? Nous vous répondons dans cet article.
Microsoft Office 365 : de quoi s’agit-il ?
Qu’est-ce que Microsoft Office 365 ? La première version de cet ensemble d’outils est apparue en 1990. A cette époque, Office 365 comportait uniquement trois logiciels clés, à savoir Word, Excel et PowerPoint que tout le monde connaît. Depuis 1990, le monde de l’informatique s’est grandement développé et Office 365 a inséré des nouvelles solutions qualitatives, adaptées notamment pour le travail collaboratif. Sont notamment apparus certains outils tels que OneDrive, OneNote, Outlook ou encore Access.
En avril 2020, l’offre bureautique de Microsoft s’élargit encore davantage avec Microsoft 365. Cette dénomination sert à marquer l’évolution de la suite Office vers des fonctionnalités avancées et très utiles au quotidien. L’entreprise peut ainsi faire le choix de son packaging favori avec des services sur-mesure, via un abonnement lui donnant un accès illimité à plus d’une dizaine de logiciels et services. Ces derniers s’intègrent facilement dans le Cloud, pour encore plus de praticité.
Aujourd’hui, les entreprises sont nombreuses à utiliser les outils Microsoft Office 365, attirées par les possibilités de gestion, de stockage et d’administration des informations proposées. Cela permet notamment de rendre les échanges plus fluides et d’améliorer la productivité des collaborateurs au sein de l’entreprise.
Mode de fonctionnement d’Office 365
Service spécifiquement basé sur l’univers du Cloud, Office 365 est un ensemble d’outils dédiés aux entreprises et accessible de n’importe où à condition de disposer d’une connexion Internet. Microsoft Office 365 vous permet de vous connecter partout, facilement et quand vous le souhaitez à n’importe quelle heure. Son fonctionnement est simple et l’interface ergonomique. Vous pouvez notamment avoir accès à vos documents les plus importants ainsi qu’aux services de base comme la suite Office et votre courrier électronique.
Selon la taille de votre structure et le nombre de collaborateurs les solutions Office 365 s’adaptent. Vous avez donc l’embarras du choix parmi une grande variété de plans et d’abonnements, avec des fonctionnalités et caractéristiques uniques qu’il est possible de personnaliser en fonction de vos besoins.
Les entreprises qui sont à la recherche de flexibilité, de gain en productivité et de flexibilité apprécient grandement les outils proposés par Office 365. Cela, en plus d’être évolutifs et de toujours s’adapter aux nouvelles exigences en matière informatique.
Utiliser Office 365 pour harmoniser la gestion de son travail
Les outils de Microsoft Office 365 offrent de nombreux avantages. L’un de ses atouts principaux est qu’il permet d’organiser son travail au quotidien de manière harmonisée. Les collaborateurs font équipes ensemble pour réaliser un travail de meilleure qualité. Les clients le ressentent rapidement et apprécient le soin apporté dans les produits et services proposés.
Pour organiser au mieux votre travail, Office 365 vous offre des outils populaires comme Dropbox et Slack. Ou encore une application de chat permettant aux équipes de pouvoir partager et accéder aux fichiers les plus importants. De cette manière chacun gagne en productivité et évite toute perte de temps, en plus de centraliser tous les fichiers à un seul et unique endroit pour plus de visibilité et de praticité.
Office 365, au service d’un stockage facile et pleinement sécurisé
Contrairement à certaines idées reçues, le stockage au sein du Cloud n’est pas risqué, bien au contraire. Grâce aux solutions proposées par Office 365, le stockage dans le Cloud est un avantage non négligeable qui offre une grande sécurité des données et des documents partagés.
Pour garantir cette sécurité au quotidien, Microsoft Office met en action toute une série de bonnes pratiques, comme la détection automatique des menaces et leur suppression immédiate. Cela est d’autant plus important si vous avez l’habitude de traiter des données sensibles et confidentielles qui ne doivent en aucun cas tomber entre toutes les mains. Cela implique également le cryptage des messages, pour éviter qu’un tiers puisse en faire la lecture. Dans les réglages de confidentialité il est également possible de gérer certains aspects comme la sécurité et les rapports de suivi.
Enfin, Microsoft Office 365 assure le contrôle efficace des informations en cas d’utilisation des services sur les smartphones et autres appareils comme les tablettes par exemple. Si un appareil est volé ou qu’il n’est plus en état de fonctionner vous pouvez en ordonner la suppression en quelques clics.
Bon à savoir : si vos collaborateurs ont l’habitude de se connecter depuis différents appareils, Microsoft Office 365 assure la sécurisation de leurs données en toutes circonstances.
Choisir Office 365 pour maîtriser ses coûts en entreprise
Adopter les outils Office 365 nécessite de payer un abonnement en contrepartie d’une large palette de solutions très pratiques au quotidien. En choisissant cette offre, l’entreprise maîtrise ses coûts puisqu’il s’agit d’une dépense d’exploitation. En outre, les économies réalisées sont rapidement mesurables. En vous abonnant à Office 365 vous évitez de devoir acheter une licence perpétuelle qui implique le paiement de frais de mises à jour supplémentaires. Sans oublier que cela vous demanderait d’acheter une licence pour chaque poste de travail. Si votre entreprise comprend de nombreux salariés, la facture peut rapidement grimper en flèche.
En plus de maîtriser ses coûts grâce à Office 365, l’entreprise bénéficie d’une vraie liberté puisque l’abonnement est sans engagement. Si vous choisissez de payer votre abonnement mensuellement, vous avez donc la possibilité de le résilier quand vous le souhaitez d’un mois à l’autre.
Microsoft Office 365, une offre sur-mesure pour un excellent retour sur investissement
Les entreprises qui adoptent la solution Office 365 apprécient l’excellent retour sur investissement qu’elle permet. En effet, l’offre est entièrement personnalisable en fonction de différents critères comme le nombre de collaborateurs dans l’entreprise et leurs besoins respectifs. Les services Office 365 permettent de fixer plusieurs niveaux selon ces éléments, ce qui garantit un excellent retour sur investissement pour l’entreprise utilisatrice.
Cela signifie concrètement qu’un collaborateur travaillant à un poste à haute responsabilité pourra avoir accès à des fonctions plus poussées tandis que d’autres salariés auront accès à une version plus basique de l’outil Office 365. En fonction de l’évolution des besoins il est possible de faire évoluer l’outil facilement et de manière intuitive. En quelques clics vous pouvez par exemple ajouter ou supprimer des licences en fonction des embauches et des départs de salariés.
Un accès illimité à l’outil Office 365
Les entreprises ont besoin de pouvoir accéder à leurs outils au quotidien, de n’importe où. Pour répondre à cette demande, les services Microsoft Office 365 se sont adaptés en proposant un accès illimité, localement ou à distance partout dans le monde. Les collaborateurs peuvent ainsi avoir un visuel en direct sur ce qui se passe et prendre connaissance des processus internes à l’entreprise. Il suffit simplement de pouvoir se connecter via le réseau Wifi depuis un appareil mobile ou un ordinateur. Office 365 affiche alors l’ensemble des informations dont vous avez besoin pour travailler en toute tranquillité et partager avec vos collègues. Même à distance vous restez connectés quand vous en avez besoin. Cet avantage notable participe à faire de Microsoft Office 365 un outil incontournable pour les entreprises.
Office 365, pour une meilleure communication entre les équipes
Parfois, il peut être difficile de communiquer facilement dans l’entreprise lorsque les salariés se situent à des endroits différents. Cette réalité s’est accrue depuis l’instauration massive du télétravail. Le travail à distance a imposé de nouvelles manières d’échanger, avec des besoins en communication plus importants dans les entreprises. Office 365 a pris en compte ces nouveaux besoins et a proposé un outil spécifique pour améliorer la communication entre les équipes. Ainsi, tous les collègues peuvent échanger facilement, en s’envoyant des documents par exemple et en organisant au mieux leurs réunions. Cela, même s’ils travaillent à distance et depuis des pays différents.
Vous avez également la possibilité de créer un réseau efficace de communication pour tenir vos équipes informées des processus cruciaux. Pour y parvenir, rien de plus simple grâce à Office 365, notamment via la messagerie instantanée et les appels vidéo. Depuis le Cloud, vous pouvez aussi modifier des documents et envoyer des courriels. Ces différents outils offrent la possibilité de communiquer de manière plus efficace et en toute liberté.