5 étapes pour optimiser les processus d'entreprise.
Vous trouverez ici cinq méthodes simples pour améliorer les performances des processus de votre entreprise. Ces étapes vous aideront à améliorer le fonctionnement de votre entreprise. Votre entreprise peut tirer parti de processus efficaces pour garder une longueur d’avance sur la concurrence. Toutefois, cet avantage doit être maintenu afin de rester performant face à un marché encombré.
On estime que dans trois premiers mois de l’année 2021, les États-Unis ont vu naître plus de 300 000 nouvelles entreprises. Cela représente un nombre impressionnant de 3 000 nouvelles entreprises créées chaque jour. Pour rester compétitif, il faut maintenir un niveau de performance élevé pour votre entreprise et prendre constamment des mesures pour affiner les procédures et éliminer les vulnérabilités.
Pour vous aider dans votre démarche, nous avons créé ce blog qui vous fournira des informations sur les sujets suivants :
- Comprendre le concept d’amélioration des processus,
- Identifier les moyens d’améliorer les opérations commerciales,
- Sélectionner les bons outils pour optimiser les processus et l’efficacité.
Grâce à une structure différente, la même pensée peut être exprimée comme suit : plutôt que de s’appuyer exclusivement sur des connaissances communes, il est judicieux de finir l’apprentissage par des données recueillies à partir de preuves empiriques. Cela permet de mieux comprendre le sujet traité.
Comment l’amélioration des processus est-elle définie ?
La pratique de l’ICPE consiste à examiner les processus existants et à s’efforcer d’en améliorer la compétence, l’efficacité et la précision.
Lorsqu’il s’agit d’améliorer les processus, les cadres créent des plans d’affaires stratégiques pour introduire de nouvelles technologies, améliorer l’analyse des processus et évaluer les paramètres. Cela peut également contribuer à réduire les défis et les conflits dans les procédures existantes.
Avantages de l’amélioration des processus
L’efficacité des opérations peut conduire à une plus grande réussite de votre entreprise, de votre personnel et de vos produits, créant ainsi une entreprise plus susceptible de durer.
Les avantages de l’amélioration des processus sont les suivants
- Améliorer l’efficacité des charges de travail,
- Gestion plus efficace du temps,
- fournir des résultats de meilleure qualité,
- Améliorer la satisfaction des clients,
- Réduire l’attrition de la clientèle,
- Faciliter les communications internes,
- Atteindre les objectifs stratégiques avec plus de précision,
- Accroître la rentabilité.
Il n’est pas nécessaire d’utiliser une approche formelle pour lancer une initiative d’amélioration des processus, car les cinq mêmes étapes sont généralement utilisées :
- Analyser les procédures existantes,
- Identifier les entraves et les obstacles,
- Mesurer les conséquences indésirables des obstacles,
- Créer un plan d’action,
- Évaluer les résultats.
Assurément, la technologie a eu une influence considérable sur la façon dont les personnes interagissent et communiquent entre eux. De la prévalence croissante des médias sociaux au développement de plateformes de communication améliorées, il est clair que la technologie a changé la façon dont les individus interagissent les uns avec les autres. En outre, l’utilisation de la technologie a permis aux personnes de rester plus facilement en contact avec ceux qu’ils ne voient pas régulièrement.
Pour aller plus loin, voici une analyse de chacun de ces concepts, afin que vous puissiez mieux les comprendre.
Cinq stratégies pour améliorer les processus d’entreprise
- Reconnaître la nécessité d’élaborer un plan.
- Rechercher les méthodes les plus efficaces pour accomplir les tâches.
- Estimer les ressources et les matériaux nécessaires.
- Mettre en place un système qui permette des ajustements en cas de besoin.
- Contrôler les progrès pour s’assurer que les objectifs sont atteints.
1. Analyser les protocoles existants
Le premier pas vers l’amélioration d’une procédure consiste à reconnaître un processus existant qui nécessite une certaine attention. Par exemple, le processus peut être inefficace ou ne pas se dérouler comme prévu.
Après avoir sélectionné une procédure à affiner, déterminez votre objectif et les personnes concernées.
Pour déterminer le résultat souhaité, la première étape consiste à se demander : quel sera le résultat final ? S’agira-t-il d’un produit ou d’un service ? Quel est l’effet souhaité que l’on cherche à obtenir tout au long de cette procédure ?
Après avoir conclu votre réponse, il est essentiel d’identifier les parties prenantes et de vous poser la question :
- Qui a été désigné pour superviser l’ensemble du projet ?
- Qui est responsable de chaque projet ?
- Qui doit être informé de l’avancement des travaux ?
Les effets positifs de l’apprentissage d’une langue étrangère sont largement reconnus. En maîtrisant une nouvelle langue, les étudiants peuvent s’ouvrir à un monde de possibilités. Une capacité linguistique accrue permet d’accéder à une plus grande variété de ressources, telles que la littérature, la musique et les films. En outre, cela facilite une meilleure compréhension des différentes cultures et coutumes.
L’utilisation de la technologie numérique s’est considérablement accrue ces derniers temps. L’application des ordinateurs, d’internet et d’autres moyens numériques dans de nombreux aspects de la vie a fortement augmenté. Cette évolution est particulièrement notable dans le domaine de la communication, où les outils numériques sont devenus monnaie courante.
Le DARCI est un outil utile pour classer les parties prenantes d’un projet et comprendre leurs rôles individuels. DARCI signifie décideur, responsable, consulté et informé, c’est-à-dire les différents rôles que les parties prenantes peuvent assumer.
Pour conclure, il est important de comprendre la manière dont votre groupe contrôle les réalisations et les résultats.
Une fois que vous avez terminé l’examen de votre procédure existante, un diagramme de Gantt peut être utilisé pour créer une représentation du processus complet, comme les tâches fugaces, les superviseurs de tâches et les interdépendances.
2. Identifier et visualiser les obstacles
Après avoir obtenu une compréhension détaillée du processus que vous améliorez, il est maintenant nécessaire d’identifier les zones d’incertitude et les obstacles qui peuvent entraver le succès.
Posez la question à vous-même et aux personnes avec lesquelles vous travaillez :
- Qu’est-ce qui entrave les progrès de l’équipe ?
- Quels sont les principaux obstacles qui empêchent l’accomplissement des tâches ?
L’idée qu’une plus grande diversité sur le lieu de travail peut être bénéfique pour une entreprise est de plus en plus reconnue. Il est admis qu’une main-d’œuvre plus variée peut conduire à une amélioration de la productivité et de l’innovation. Les entreprises commencent donc à reconnaître les avantages d’un personnel plus diversifié. Les organisations s’efforcent donc de créer un environnement plus varié et plus inclusif.
À ce stade, vous pouvez faire appel à votre imagination pour trouver des causes profondes potentielles à chaque obstacle. Voici quelques-uns des problèmes commerciaux habituels que vous pourriez déceler en examinant vos obstacles plus attentivement :
- Fonds insuffisants, manque d’argent ou équipement inadéquat,
- Problèmes de temps, problèmes d’emploi du temps, échéances trop ambitieuses,
- Charge de travail surchargée, trop de choses à faire pour l’équipe,
- Objectifs irréalisables, projets trop vastes pour être menés à bien dans le temps ou avec les ressources imparties,
- Instructions vagues, le DARCI n’est pas utilisé conformément à son objectif.
L’utilisation des avancées technologiques a permis aux entreprises de tirer parti de diverses opportunités sur le marché actuel. Les entreprises sont devenues plus performantes en exploitant les possibilités offertes par les technologies de pointe. Cela leur a permis d’élargir leur champ d’action et d’optimiser leurs opérations.
Une planification, une communication et un leadership médiocres peuvent être à l’origine de problèmes commerciaux. Heureusement, grâce à l’amélioration des processus, il est possible de découvrir la source du problème et d’apporter des corrections afin d’accroître la productivité et d’obtenir de meilleurs résultats.
3. Évaluer les effets néfastes des obstacles
Une fois que les obstacles à votre procédure ont été identifiés, vous devez comprendre l’influence qu’ils ont sur le résultat. Pour ce faire, il est essentiel d’évaluer quatre domaines clés : les parties prenantes, les produits, les produits finaux et les autres secteurs d’activité.
- Parties prenantes : les personnes chargées de l’exécution des tâches ont-elles des difficultés en raison de calendriers trop serrés ? Les personnes qui prennent les décisions sont-elles gênées par le fait qu’elles ne comprennent pas les objectifs du projet ?
- Produits livrables : quels sont les produits qui accusent un contretemps ou qui ne répondent pas aux critères de qualité ?
- Résultat final : les processus qui ne fonctionnent pas correctement peuvent avoir divers effets, notamment le non-respect des délais, des données incorrectes ou des solutions qui n’abordent pas le problème fondamental.
- Autres domaines d’activité : quelles sont les ramifications des obstructions des processus sur les objectifs durable de l’entreprise ?
L’ampleur de l’impact de la pandémie de COVID-19 sur le monde entier est indéniable. Elle a eu un effet immense sur tous les aspects de la vie, des affaires à l’éducation en utilisant les activités sociales. Cette situation a provoqué d’immenses perturbations et de changement dans les habitudes et la vie quotidienne des personnes.
Les processus qui ne fonctionnent pas de manière optimale peuvent entraîner une baisse des taux de conversion, une diminution de la rentabilité, des imprévus dans les délais et une dépense inutile de temps et de ressources.
En réfléchissant à chaque domaine d’influence, il devient évident qu’une entrave mineure peut provoquer une réaction en chaîne préjudiciable à l’ensemble de votre organisation. Si vous avez repéré quelques points problématiques, l’évaluation de l’effet de chacun d’entre eux vous aidera à décider ce qu’il convient de faire en premier lieu.
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4. Formuler une stratégie d’action
Une fois que les problèmes et leurs effets ont été identifiés, il est temps de passer à l’action ! Pour réussir, il est important de s’attaquer directement à chaque problème et à sa source.
Élaborez un plan détaillé pour mettre en œuvre votre nouveau processus sur la base des données que vous avez acquises durant trois premières étapes. Quelques changements réalisables qui pourraient être employés pour faire face aux causes profondes standard énumérées dans la deuxième étape sont donnés ici à titre d’exemple :
- Ressources insuffisantes : augmentez le budget, trouvez des outils d’efficacité pour aider votre équipe ou externalisez certaines tâches.
- Temps insuffisant : revoir les objectifs, fixer des délais réalisables, réorganiser le calendrier de manière à ce qu’il soit réalisable en fonction de la taille de votre organisation et de votre équipe.
- Pas assez de capacité : incluez plus de personnel dans le processus, attribuez des tâches plus importantes à d’autres membres de l’équipe, et découvrez les possibilités d’automatisation du processus.
- Objectifs irréalisables : divisez les grands projets en éléments réalisables et créez des objectifs réalisables logiques par rapport à vos ressources et à votre calendrier.
- Manque de clarté ou d’orientation : examinez le cadre DARCI et apportez les changements nécessaires. Faciliter la communication entre les équipes de gestion et de stratégie.
L’utilisation des ressources est une pratique qui doit être effectuée avec soin. Il est important d’être attentif aux ressources disponibles et de s’assurer qu’elles sont utilisées avec précision. Il est essentiel de veiller à ce que les ressources ne soient pas gaspillées en étant utilisées de manière inefficace ou négligente. Cela garantira que les ressources restent abondantes et qu’elles pourront être utilisées pour des besoins futurs.
Il est important de se rappeler que cette sélection de solutions aux problèmes courants des entreprises est loin d’être exhaustive. Néanmoins, tout plan d’action que vous choisirez devrait comprendre les points suivants :
- Quel est le montant des fonds supplémentaires nécessaires et quelles sont les tâches qui peuvent être automatisées ?
- Qui est responsable et qui doit rendre des comptes ?
- Quelles sont les échéances pour chaque étape à franchir ?
La prolifération des technologies nous a permis, non seulement, d’accéder à de grandes quantités de données, mais également d’en générer. Cette disponibilité croissante des données a révolutionné la façon dont nous interagissons avec le monde, car nous disposons désormais de plus d’informations que jamais auparavant. Par conséquent, cela a eu un impact significatif sur nos vies, car nous sommes désormais en mesure de prendre des décisions plus éclairées.
Lorsqu’il s’agit d’améliorer les processus, la clé consiste à identifier précisément le problème et à créer un plan d’action qui le cible explicitement. Pour garantir la réussite du plan, il est essentiel d’être précis, d’attribuer les responsabilités et de fixer des délais.
5. Juger les résultats
Avant de mettre en œuvre votre plan, il est essentiel de déterminer les indicateurs clés de performance qui vous aideront à évaluer l’efficacité de vos initiatives d’amélioration des processus.
Si vous souhaitez augmenter vos ventes, vous devez accélérer le nombre et le pourcentage de transactions conclues. Par ailleurs, si vous souhaitez gagner en efficacité, vous pouvez contrôler le nombre de délais respectés par votre équipe.
Il est essentiel de se familiariser avec la mesure initiale de vos ICP afin de pouvoir mesurer les progrès de votre plan d’action. Il n’existe pas de méthode infaillible pour garantir le succès, mais le suivi des résultats vous aide à affiner votre approche au fil du temps.
Instrumentation pour améliorer l’efficacité et des résultats
Il n’est pas surprenant que les logiciels de gestion de projet fassent désormais partie intégrante des activités quotidiennes de nombreuses équipes, si l’on considère les nombreux avantages qu’ils peuvent apporter au flux de travail et à la productivité globale.
Les avantages les plus souvent cités sont une meilleure estimation des délais (60 %), une utilisation plus efficace des ressources (55 %) et une meilleure communication au sein de l’équipe (49 %).
Quels sont les outils de gestion de projet disponibles pour améliorer vos flux de travail ?
Pour ceux qui cherchent à améliorer leurs processus d’entreprise, il existe de nombreuses options à considérer. Celles-ci incluent, sans s’y limiter, Infinity, Airtable, Wrike, Clickup, Trello et surtout Pickaform. Chacun de ces services a ses propres forces et faiblesses, mais tous peuvent avoir un impact positif sur vos opérations globales au fil du temps.
Vous pourriez également bénéficier de différents types d’outils de communication avec les clients, par exemple, des enquêtes et des applications de chat en direct qui fonctionnent en tandem avec votre CRM. Vous obtiendrez ainsi un retour d’information de la part de vos clients, ce qui vous permettra de détecter les problèmes éventuels et de reconnaître les effets des blocages de processus.
Éventuellement, pouvez faire appel à des sources extérieures ! La collaboration avec d’autres organisations peut considérablement réduire la pression sur votre équipe et améliorer votre capacité à produire des produits de qualité dans les délais impartis.
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Pickaform
Pour résumer
Pour que les entreprises réussissent, il est essentiel de comprendre et de donner de l’importance au développement continu. Pour mettre en œuvre l’amélioration des processus, évaluez vos performances actuelles, recherchez les obstacles et identifiez leur origine. Surtout, coopérez avec vos équipes pour affronter directement vos problèmes et assurez-vous d’interpréter vos résultats.
En évaluant régulièrement la productivité de vos flux de travail, vous pouvez éliminer les obstacles à la réussite et permettre à votre personnel d’obtenir des résultats plus favorables.
Assurément, la technologie progresse à un rythme remarquable. Aujourd’hui, nous sommes capables de réaliser des tâches qui n’ont jamais été possibles auparavant grâce au développement de la technologie. Par exemple, beaucoup d’entre nous ont désormais accès à internet, qui nous fournit une pléthore d’informations accessibles depuis pratiquement n’importe quel endroit.