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Pourquoi tenir un livre de caisse ?

De lisa@valoris-concept.com
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livre de caisse réunion
Le livre de caisse est un élément fondamental pour de très nombreuses entreprises, tous secteurs confondus. Il permet de lister les recettes et les dépenses, ce qui est un outil clé pour mesurer l’activité et la situation financière de l’entreprise. Tenir un livre de caisse est également obligatoire d’un point de vue de la loi. L’administration fiscale se base sur vos déclarations à la fin de chaque exercice comptable pour fixer votre imposition. Pourquoi tenir un livre de caisse ? Nous vous expliquons tout dans cet article complet

Livre de caisse : de quoi s’agit-il concrètement?

Aujourd’hui, les paiements en espèces n’ont pas disparu bien que les recettes se fassent bien souvent par des paiements sans espèces. Le livre de caisse est un élément indispensable pour comptabiliser l’ensemble des entrées et des sorties d’argent de la caisse, triées par ordre chronologique. Son objectif est notamment de permettre à l’administration fiscale de connaître l’origine des recettes et des paiements en liquide.

Le livre de caisse contient donc tous les enregistrements permettant de dresser l’état financier de l’entreprise. Il convient d’y inscrire le mode de paiement ou de prélèvement et le numéro de quittance. Sans oublier d’indiquer le montant total du paiement ou du prélèvement de la transaction et la date correspondante. La comptabilité de l’entreprise tient compte de ce solde comme élément crucial, notamment en matière fiscale. Le solde est enregistré sous l’appellation « actifs circulants ».

Notez également que chaque caisse individuelle tient un livre de caisse chaque jour. En présence de plusieurs caisses dans un commerce, chaque caisse doit ouvrir un livre individuel.

Qui doit tenir un livre de caisse ?

Les professionnels sont-il légalement obligés de tenir un livre de caisse ? Toutes les entreprises qui exercent dans le commerce et la vente au détail doivent tenir un livre de caisse jour après jour.

Pour les autres, il est fortement recommandé de tenir ce document. Cela, en particulier pour les petites et les moyennes entreprises qui sont souvent rémunérées en espèces. En tenant un livre de caisse, l’entreprise maîtrise ses dépenses et se rend facilement compte de ses recettes. Cela lui permet aussi de savoir où elle en est financièrement et d’agir en conséquence afin de résoudre au mieux la situation. Le livre de caisse apporte donc une vision claire et détaillée sur la santé financière de l’entreprise.

Livre de caisse : pourquoi en tenir un ?

Quel est le fonctionnement d’un livre de caisse ?

Comment fonctionne concrètement un livre de caisse ? Cet élément crucial de toute comptabilité se structure en plusieurs parties. Pour documenter au mieux toutes les opérations en espèces il est fortement recommandé de tenir un livre de caisse structuré et uniforme. Chaque entrée et sortie doit mentionner les informations suivantes :
  • la date exacte de la transaction concernée,
  • le montant de l’entrée ou de la sortie en espèces et la devise,
  • le numéro du document lié,
  • une courte description de la transaction commerciale,
  • le taux d’imposition fiscale,
  • la TVA déductible,
  • l’objectif prévisionnel de l’entreprise,
  • l’état de la caisse.
Notez qu’à la fin de l’exercice comptable chaque solde du livre de caisse doit être strictement égal aux entrées et sorties en liquides.

Comment faire pour tenir un livre de caisse ?

Le livre de caisse fonctionne plutôt simplement, pour peu que vous choisissiez les bons outils au quotidien. Il vous suffit de renseigner l’ensemble des données nécessaires en conformité avec la loi en vigueur dans chaque domaine correspondant. Veillez bien à tenir votre livre de caisse chaque jour en conservant avec vous toutes les données et documents le plus soigneusement possible.

Pour chaque ajout d’entrée (encaissement) ou de sortie (décaissement) faites attention à certains points en particulier :

  • vous devez y renseigner uniquement les transactions en espèces,
  • chaque ajout doit être accompagné de la date exacte de la transaction et du solde d’ouverture à un instant T (la veille ou le mois dernier par exemple),
  • chaque colonne doit contenir les informations qui correspondent. Ainsi la colonne « revenus » mentionne toutes les entrées de trésorerie. La colonne « dépenses » contient quant à elle toutes les sorties de caisse,
  • les éléments renseignés doivent être triés par ordre chronologique,
  • le solde ne doit pas être inférieur à 0 € et doit être le même que la somme du compteur de trésorerie (montant total de la trésorerie après calcul).
Livre de caisse : pourquoi en tenir un ?

Le logiciel de caisse, un indispensable pour tenir votre comptabilité

Aujourd’hui la tenue d’un livre de caisse à la main est-elle devenue obsolète ? Particulièrement utile et sécurisé, le logiciel de caisse est un système informatique muni d’une fonctionnalité spécifique de caisse. Le logiciel enregistre au fur et à mesure toutes les données liées aux opérations commerciales réalisées, ce qui est un gain de temps évident et une solution fiable.

Pourquoi utiliser un logiciel de caisse?

En optant pour un logiciel de caisse vous évitez tout risque d’erreur dans la comptabilité. En effet, un livre de caisse erroné peut avoir des conséquences importantes, comme un refus de l’administration fiscale. Cette dernière peut procéder à des ajustements et des contrôles si elle s’aperçoit que votre livre de caisse est incomplet ou que vous y avez apporté des modifications ultérieures. Des pénalités et des procédures pénales peuvent même s’appliquer, ce qui est alors une perte d’argent pour l’entreprise.

Obligation légale d’utiliser un logiciel de caisse depuis 2018

Afin d’éviter ces désagréments il est fortement conseillé de choisir un logiciel de caisse de qualité pour votre activité. D’ailleurs la loi de finances pour 2018 a instauré l’obligation pour les restaurateurs, commerçants et autres professionnels soumis à la TVA de s’équiper d’un logiciel de caisse NF 525 (Norme Française). Celui qui contreviendrait à cette obligation serait contraint de verser une amende pouvant atteindre 7 500 € ainsi qu’un contrôle fiscal.

Les appareils concernés par l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse

Quels sont les appareils concernés par l’obligation d’avoir un logiciel de caisse certifié ? La certification vise les logiciels d’encaissement (notamment ceux prévoyant le suivi de comptabilité et la gestion des stocks) et les TPV (terminaux de point de vente). L’obligation vise également l’ensemble des caisses enregistreuses autonomes. A partir du moment où vous utilisez un de ces appareils vous êtes automatiquement concernés par l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse.

Comment choisir le logiciel de caisse qui vous convient ?

Il existe pléthore de logiciels de caisse sur le marché. Certains possèdent des fonctionnalités supérieures à d’autres et toutes les solutions ne se valent pas. Bien choisir son logiciel d’encaissement est donc indispensable pour votre activité au quotidien.

De manière globale, ce logiciel doit vous permettre de suivre les transactions et se coupler avec une caisse enregistreuse. Il doit également vous aider à couvrir la gestion commerciale du local de vente. Pour bien choisir le logiciel qui répond à vos besoins prenez en compte deux critères principaux : votre secteur d’activité et la présence du logiciel à l’international (par rapport aux devises et aux taxes notamment).

Un logiciel de caisse respectueux du RGPD et de la norme NF 525

Depuis l’instauration de la loi de 2018 les logiciels doivent impérativement répondre à la norme NF 525. Cette dernière est destinée à éviter toute fraude à la caisse enregistreuse. Votre logiciel de caisse doit également respecter les règles du RGPD (Règlement général sur la protection des données) propres au traitement des données personnelles.

Un logiciel entièrement sécurisé et adapté à votre métier

Puisqu’il existe de nombreux types différents de logiciels de caisse il est fortement recommandé de vous tourner vers une solution facile à utiliser et adaptée à votre secteur professionnel. N’oubliez également pas de tenir compte de la sécurité de vos fournisseurs et des informations clients. A chaque étape la sécurité doit se placer au centre de la solution à choisir afin de garantir une pleine sécurité des informations de transaction. Cela peut notamment passer par le verrouillage via un mot de passe.

En outre le logiciel de caisse doit nécessairement être adapté à votre cœur de métier. Il est évident que vous ne choisirez pas la même solution selon que vous travaillez dans la restauration ou dans un salon de coiffure par exemple. Tous les établissements possèdent leurs propres particularités, ce qui nécessite de choisir un logiciel d’encaissement doté des fonctionnalités demandées. Par exemple un restaurant aura besoin d’un Terminal point de vente (TPV) tandis qu’un petit commerce de proximité aura notamment besoin de gérer ses stocks.

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