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Salle de réunion : comment l’équiper pour la visioconférence ?

De Datagroup

S’il semble simple d’organiser une réunion professionnelle à distance, la réalité est tout autre. Quel que soit le nombre total de participants, une réunion en distanciel nécessite des équipements adaptés afin de bien se faire comprendre et d’interagir dans les meilleures conditions. Voici un éclairage des éléments à ne pas oublier pour équiper votre salle de réunion en prévision d’une visioconférence.

Les éléments permettant un confort auditif des participants

Equiper une salle de réunion en salle de visioconférence ne s’improvise pas. Il est nécessaire d’assurer le confort des utilisateurs à chaque étape.

Les qualités acoustiques sont donc importantes en pratique. Or, toutes les surfaces dures (tables en verre, fenêtres, murs …) reflètent généralement les voix et peuvent rendre l’échange audio déplaisant en induisant un écho ou du larsen.

Pour améliorer le confort acoustique de manière générale et réduire les facteurs de nuisance, privilégiez ces quelques solutions simples :

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  • installer des rideaux et/ou des stores vénitiens
  • poser des panneaux acoustiques
  • éloigner les équipements audio du vidéoprojecteur et de tout autre élément susceptible de faire du bruit, comme un climatiseur
  • garnir la pièce de décorations et de plantes vertes, très utiles pour réduire les réverbérations.

Quel mobilier choisir pour votre salle de visioconférence ?

Dans une salle de réunion transformée pour l’occasion en salle de visioconférence, le choix du mobilier ne doit pas être laissé au hasard. Il doit éviter la réverbération sonore, garantir un confort optimal et faciliter l’installation des différents équipements. Ce type de mobilier possède donc forcément des caractéristiques particulières.

En pratique, évitez les mobiliers en verre, qui sont salissants et qui ont tendance à réverbérer les sons. De même, optez de préférence pour une table de réunion avec une solution de passe-fil, très pratique pour l’installation de votre matériel audio et vidéo. Vous pouvez ainsi y glisser vos câblages et les éléments indispensables à la bonne tenue de la réunion, comme une caméra de visioconférence ou un écran.

Côté assises, le confort doit primer sur le design puisque certaines réunions peuvent durer plusieurs heures. Or, les participants éprouverons rapidement une gêne s’ils ne sont pas assis sur des sièges ergonomiques et confortables.

Importance de la caméra pour la visioconférence

Si vous souhaitez organiser une visioconférence, il vous faut nécessairement prévoir une caméra. En effet, même si tous les participants ne sont pas présents physiquement, il est utile de pouvoir tout de même les voir à la caméra. Quand il s’agit de choisir cet équipement, un critère majeur est l’angle de vue. L’objectif doit avoir un grand angle afin de rendre la réunion plus vivante. Lorsque vous organisez la visioconférence dans une vaste salle, la caméra pourra être dotée d’un zoom optique et d’une profondeur de champ suffisante. Cela, afin de balayer toute la pièce et voir les participants les plus éloignés, sans pour autant perdre en qualité.

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