La facture électronique, une obligation pour toutes les entreprises
« Dès juillet 2024, toutes les sociétés, indépendamment de leur taille, devront être aptes à accepter les factures sous format électronique. Déjà imposée pour les marchés publics, la facturation électronique sera généralisée pour les échanges interentreprises. »
Ce projet est porté par l’État (1), avec l’ambition de simplifier la chaîne de facturation et de paiement et d’optimiser la perception de la TVA.
Pour se conformer à l’obligation, progressive entre 2024 et 2026, les entreprises devront :
- Disposer de la capacité d’émettre des factures
dans les formats conformes et pouvoir les transmettre automatiquement vers la plateforme qu’elles auront librement choisie - Pouvoir recevoir automatiquement dans leur système d’information de gestion des factures fournisseurs aux formats conformes depuis n’importe quelle plateforme et être en mesure de les intégrer dans leur comptabilité
La facture électronique simplifie la gestion de l’entreprise, la relation de l’entreprise avec l’État et celle au sein de son écosystème. Cette simplification, au bénéfice de la fluidité des échanges d’informations entre les acteurs, est la raison d’être de la réforme. Pour permettre aux entreprises de se mettre plus facilement en conformité, les solutions de gestion évoluent vers une plus grande automatisation des saisies, des imports de flux bancaires ainsi que vers la dématérialisation des factures.
Sage s’engage pour aider les entreprises à comprendre les conséquences pratiques ce bouleversement et à anticiper les évolutions logicielles indispensables.
Changements de la facture électronique
Le passage à la facture électronique facilite le traitement des factures entrantes et sortantes et la déclaration de TVA.
Qu’est-ce qui change avec la facture électronique?
Les factures reçues seront intégrées automatiquement dans les systèmes comptables des entreprises.
La conformité des factures émises sera vérifiée en amont et les factures non conformes ne seront pas envoyées aux clients.
Le suivi de l’avancement du traitement des factures chez les clients sera possible, comme un « colis suivi ».
Comment s’adapter pour recevoir une facture électronique? À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront :
Accepter les factures électroniques de leurs fournisseurs Pouvoir les intégrer dans leurs systèmes comptables ou de gestion commerciale. Il ne sera plus possible d’exiger des factures papier ou en PDF simple.
Comment s’adapter pour émettre une facture électronique? Dès le 1er juillet 2024 pour les plus grandes entreprises et progressivement jusqu’en janvier 2026 pour les autres, elles devront :
Être capables d’émettre des factures électroniques conformes Les envoyer automatiquement à leurs clients via une plateforme choisie librement
Quels formats de factures seront acceptés ? Trois types de facturation électronique seront autorisés :
L’échange de factures au format structuré, conformes à la norme européenne EN16931 (formats UBL 2.1 et CII), avec obligation pour les plateformes de produire un fichier lisible.
L’échange de factures en format mixte, conformes à la norme EN16931, combinant données structurées et PDF lisible ; le standard Factur-x franco-allemand est le plus connu de ces formats mixtes. Il contient la facture originale et un fichier de données structurées (XML).
Des flux dématérialisés (via EDI, API, etc.) ou une saisie en ligne sur la plateforme publique.
Quelles sont les obligations en matière d’archivage ? Il sera obligatoire de conserver les factures électroniques dans leur format original informatique. L’archivage implique un dépôt scellé et horodaté dans un coffre-fort numérique.
Vos 4 priorités en 2023
Pour toutes les organisations assujetties à la TVA, à partir du 1er juillet 2024, la facture électronique devient le standard au sein des organisations.
Pour bénéficier des avantages associés à cette révolution, les entreprises ont à :
Faire évoluer le fonctionnement de leur circuit de
Mettre en conformité le contenu de leurs factures.
En 2023, 4 actions sont à mettre à l’agenda…
1 – Cartographie du processus de facturation
L’automatisation de l’intégration des factures et les nouvelles exigences de conformité nécessitent de repenser les procédures liées à la facturation.
Pour profiter des simplifications offertes par la facture électronique, il est essentiel d’identifier en amont :
Les actions actuelles qui devront être modifiées à l’avenir. Les bases de données et les applications de gestion qui devront fonctionner différemment.
Mettre à jour les solutions de gestion impactées par la facture électronique est crucial. Cela garantit la préparation à accueillir sans problème les dernières fonctionnalités fournies par l’éditeur, conformément au cahier des charges imposé par l’administration.
2 – Nettoyage des bases de données
L’automatisation du flux de factures entre l’entreprise émettrice et l’entreprise destinataire est rendue possible grâce aux plateformes de dématérialisation partenaires, qui envoient, vérifient et reçoivent les factures. Ces plateformes identifieront les entreprises impliquées dans chaque opération par leur numéro SIRET.
Pour facturer, il sera nécessaire de disposer d’un fichier tiers associant de manière fiable les numéros de SIRET aux dénominations de chaque entité concernée. Les factures dont le libellé ne sera pas exact et complet seront bloquées.
En 2023, les entreprises doivent mettre à jour chaque compte client et chaque compte fournisseur afin de s’assurer qu’elles possèdent le bon SIRET.
3 – Mise en conformité des factures
L’adoption de la facture électronique entraîne l’enrichissement de la liste des mentions obligatoires à inclure sur les factures (economie.gouv.fr – 16 janvier 2023). Si les factures ne sont pas conformes lorsque l’obligation de facturation électronique s’appliquera, elles seront bloquées.
Le numéro de facture
Il s’agit d’un numéro unique pour chaque facture, basé sur une séquence chronologique et continue, sans « trou », car une facture ne peut être supprimée. La numérotation peut éventuellement être réalisée par séries distinctes (par exemple, avec un préfixe par année) si les conditions d’exercice le justifient.
La date de vente ou de prestation de service
C’est la date à laquelle la livraison des biens ou la prestation de service est effectuée (ou achevée).
L’identité du vendeur ou du prestataire de services.
Les informations suivantes doivent apparaître sur la facture :
- La dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel)
- L’adresse du siège social et l’adresse de facturation (si différente)
- Le numéro SIREN ou SIRET, la forme juridique et le capital social (pour les sociétés), le numéro RCS et la ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants), le numéro au répertoire des métiers et le département d’immatriculation (pour les artisans).
L’identité de l’acheteur ou du client
Les informations suivantes doivent être présentes sur la facture :
- La dénomination sociale (ou nom pour un particulier)
- L’adresse du client (sauf opposition pour un particulier)
- L’adresse de livraison
- L’adresse de facturation, si différente.
Le numéro du bon de commande
Le numéro du bon de commande est obligatoire s’il a été préalablement émis par l’acheteur.
Le numéro d’identification à la TVA
Le numéro d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel doit apparaître (uniquement si ce dernier est redevable de la TVA). Ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxe est inférieur ou égal à 150 €.
La désignation et le décompte des produits et services rendus
La nature, la marque et les références des produits doivent être mentionnées, ainsi que les matériaux fournis et la main d’œuvre pour les prestations. De même, la dénomination précise et la quantité doivent apparaître.
Le prix catalogue
Cela concerne le prix unitaire hors TVA des produits vendus ou le taux horaire hors TVA des services fournis.
Le taux de TVA légalement applicable
Si différents taux de TVA s’appliquent, ils doivent apparaître de manière claire par ligne.
L’éventuelle réduction de prix
Sont concernés ici les rabais, ristournes, et remises à la date de vente ou de la prestation de service, à l’exclusion des opérations d’escompte non prévues sur la facture.
La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
Bien évidemment, les sommes hors taxe et toutes taxes comprises doivent apparaître obligatoirement sur la facture.
L’adresse de facturation
L’adresse de facturation doit apparaître sur la facture si celle-ci est différente de celle du siège social de l’entreprise.
Les informations sur le paiement
Doivent obligatoirement figurer : > La date à laquelle le paiement doit intervenir ou le délai de paiement > Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé > Les taux de pénalités en cas de non-paiement ou de retard de paiement (40 €).
L’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans pour certains biens
Depuis le 1er juillet 2021, les documents de facturation doivent mentionner l’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans minimum pour les catégories de biens déterminés par le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021.
4 – Choisir sa plateforme de dématérialisation
Publique et privées, les plateformes de dématérialisation vont devenir les interfaces indispensables à la transmission des factures vers les clients et à la réception des factures adressées par les fournisseurs.
Chaque entreprise est libre de choisir la plateforme publique ou une plateforme privée immatriculée, voire plusieurs. Mais elle a l’obligation d’indiquer un choix pour pouvoir après juillet 2024 continuer à émettre et à recevoir des factures.
Cas particuliers
- Le vendeur ou prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée : Ajouter la mention : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».
- Le vendeur a un régime de franchise de TVA : Ajouter la mention « TVA non applicable, 293 B du Code général des impôts ».
- Le sous-traitant ne déclare plus la TVA, c’est l’entreprise principale qui la déclare (autoliquidation de la TVA) : Mentionner « auto-liquidation de la TVA » et indiquer qu’il s’agit d’un « montant hors taxe ».
- Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire : Mentionner l’assurance souscrite au titre de l’activité.
Formats de la facture électronique
La variété des formats requiert que les entreprises disposent de solutions de gestion capables de gérer cette hétérogénéité tout en respectant leurs obligations de conformité, tant au niveau interne que fiscal.
L’échange de formulaires informatisés
L’échange de formulaires informatisés (EFI) fonctionne via un portail dédié mis à disposition du fournisseur par son client (appelé Grand Donneur d’Ordre ou GDO). Cette méthode nécessite pour le fournisseur de ressaisir les données de la facture sur le portail, entraînant des erreurs et une perte de temps.
L’échange de données informatisées
L’échange de données informatisées (EDI) demande au fournisseur de créer une connexion directe avec chaque client. Cette approche optimise et fiabilise le système d’information du client, quel que soit le volume et la dispersion des flux entrants et sortants. Si les grandes entreprises privilégient cette solution pour automatiser le traitement de leurs factures, elle est complexe et coûteuse pour les PME et difficilement accessible pour les TPE.
Le PDF intégrant des données structurées
Cette solution de plus en plus utilisée combine la simplicité d’utilisation et la lisibilité du PDF avec l’automatisation du traitement de la facture pour le destinataire. Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique basé sur un PDF intégrant des données structurées. Ce standard regroupe dans une même enveloppe électronique : une facture PDF, un fichier de données XML, des pièces jointes et une signature électronique.
Statuts de la facture électronique
L’instauration d’un réseau de facturation, où tous les acteurs BtoB sont interconnectés, s’accompagne d’une transparence totale sur l’avancement du traitement de chaque facture, statut par statut.
Quatre statuts, obligatoires, seront communiqués par toutes les plateformes :
- Déposée
- Rejetée
- Refusée
- Encaissée
D’autres statuts sont recommandés mais facultatifs :
- Mise à disposition
- Prise en charge
- Approuvée
- Approuvée partiellement
- Paiement transmis
Une troisième catégorie de statuts, dits libres, seront inclus ou non dans les offres de services des plateformes.
Ces statuts vont pouvoir être traités comme des informations de gestion et non comme des informations de facture. En clair, la gestion du crédit clients, la gestion de la trésorerie et la business intelligence s’en trouvent profondément optimisées.
Avantages de la facture électronique
La facture électronique est un atout pour la collectivité autant que pour les entreprises. Globalement, elle s’inscrit dans la marche vers la simplification et la réduction des coûts administratifs.
Les avantages pour la collectivité
Pour l’État, la modernisation de la facturation inter-entreprises se traduit par une visibilité beaucoup plus précise et rapide sur la réalité des transactions financières.
- Disposer au fil de l’eau des indicateurs de dynamique économique
- Renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA (3)
Les avantages pour les entreprises
Pour les entreprises, l’adoption de la facture électronique se traduira surtout par une diminution des coûts :
- Amélioration de la trésorerie avec le raccourcissement des délais de paiement
- Diminution du coût de la déclaration de TVA, avec la possibilité du pré-remplissage
- Diminution des coûts induits par l’administration des factures, à la réception comme à l’émission
Un gain de productivité
La simplification des relances, la raréfaction des litiges, le rapprochement automatisé des factures, la traçabilité de leur traitement et à un accès instantané aux documents archivés permettent de diminuer le coût et le temps de traitement des factures dématérialisées.
Le Forum National de la Facture Électronique estime que le gain de productivité profite pour 1/3 au fournisseur et pour 2/3 au client.
- La Cour des comptes et l’INSEE estiment la fraude à la TVA entre 10 et 20 milliards d’euros par an ; la Commission européenne la chiffre à 7,1 % des revenus théoriques, soit environ 12,8 milliards d’euros.
Circuit de la facture électronique
Le circuit de la facture électronique associe plateformes privées et plateforme publique, pour renforcer la confiance des acteurs et préserver une concurrence saine.
Le Portail Public de Facturation
Le Portail Public de Facturation (PPF) a trois missions :
- Centraliser les informations transmises par les plateformes privées
- Délivrer un service gratuit à destination des plus petites entreprises, qui pourront transmettre, déposer ou saisir en ligne leurs factures via la plateforme publique, mais aussi en recevoir
- Transmettre les données issues de ces deux sources au système d’information de la DGFiP
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP) sont autorisées à transmettre directement les factures aux entreprises destinataires, sans passer par la plateforme publique. Il y aura un annuaire des PDP, agréées comme tiers de confiance. Les plateformes privées extraient des factures les informations à destination de l’administration
et les transmettent à la plateforme publique, qui les regroupe et les envoie au système d’information de la DGFiP.
Calendrier de la facture électronique
La facture électronique est déjà une réalité pour certaines entreprises, avec des formats comme UBL, EDIFACT ou CII, qui s’échangent en EDI4 ou via API5. Mais, sauf dans le contexte de la commande publique, elle n’est pas obligatoire.
La commande publique en contexte pilote
En France, le recours à la facture électronique est obligatoire dans le cadre des marchés publics pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, depuis le 1er janvier 2020. Cette facturation électronique spécifique s’effectue via le portail Chorus Pro.
Une obligation progressive dans la relation inter-entreprises
2024 : Obligation d’émission pour les grandes entreprises uniquement mais obligation de réception pour l’ensemble des entreprises (afin que les entreprises émettant leurs factures au format électronique n’aient pas à s’interroger sur la situation du client au regard de cette obligation)
2025 : Obligation d’émission pour les ETI
2026 : Obligation d’émission pour les PME et TPE
L’administration fiscale annonce prévoir « un accompagnement soutenu des entreprises comme ce qui a été mis en place pour le prélèvement à la source ».
Sage s’engage pour la facture électronique
Au-delà de la simple facture, c’est l’ensemble des flux entrants et sortants de l’entreprise qui sont dématérialisés. Les experts de Sage participent activement aux groupes de réflexion contribuant à définir les formats et protocoles de la facture électronique.
Un engagement au sein des instances pertinentes Afin de garantir une parfaite adéquation entre les solutions proposées aux entreprises et les exigences liées à l’adoption de la facture électronique, Sage collabore étroitement avec tous les acteurs impliqués dans cette réflexion :
Dans le cadre de l’association SDDS (Simplification et Dématérialisation des Données Sociétés) 6 Au sein du FNFE MPE (Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques)
Le Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques Le FNFE MPE a pour objectif de favoriser la concertation entre les acteurs publics et privés français dans le contexte du déploiement de la facture électronique sur le marché national. Sage s’implique dans ce forum afin de sensibiliser, informer et accompagner les entreprises dans leur mise en conformité.
Premier éditeur à rejoindre le FNFE MPE pour contribuer aux travaux et au déploiement de standards tels que Factur-X, Sage montre la voie et confirme l’importance de son rôle dans l’accompagnement des entreprises. « Le soutien d’un tel acteur nous permettra de mieux préparer les dispositifs et outils adaptés aux PME/TPE, en vue de la généralisation future des factures électroniques à l’ensemble du secteur privé », souligne Cyrille Sautereau, président du FNFE MPE.
Productivity Tracker Productivity Tracker est une initiative de Sage visant à évaluer l’impact des tâches administratives et à soutenir la dématérialisation des processus de gestion dans les entreprises. Par exemple, d’après le dernier Productivity Tracker de Sage, les PME françaises pourraient économiser 1 368 euros par seconde en automatisant la gestion de leurs tâches administratives.
Les solutions Sage pour la facture électronique En tant que partenaire privilégié pour une gestion intelligente et simplifiée, Sage met à la disposition de ses clients son expertise en automatisation des flux entrants et sortants. L’objectif est de permettre aux entreprises qui souhaitent se conformer à l’obligation légale de le faire rapidement et efficacement.
Concrètement, Sage fait évoluer dès maintenant ses solutions de gestion financière vers une automatisation accrue des saisies, des imports de flux bancaires et de la dématérialisation des factures. Pour aider les entreprises à respecter leurs obligations légales et fiscales en matière de dématérialisation, Sage leur propose des solutions simples, fiables et évolutives.